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5.5 Il passaggio completo al formato digitale (paperless office)

Ritratto di IFAC

La nascita di studi in cui è stato totalmente abolito l’utilizzo del cartaceo (paperless office) era stata annunciata sin dall’avvento del personal computer, ma di fatto non è ancora avvenuta. Al contrario, l’utilizzo della carta è cresciuto nel corso del tempo, per una serie di ragioni diverse, sostanzialmente legate al fatto che le persone tendono ad adottare un modus operandi che richiede il minimo sforzo per ottenere il massimo beneficio.

  • Le stampanti sono diventate veloci ed affidabili: spesso si fa prima a stampare nuovamente un documento che non a reperirlo nell’archivio cartaceo.
  • Le scrivanie sono più grandi degli schermi: spesso è più facile esaminare documenti di grandi dimensioni distribuendone le pagine sulla scrivania piuttosto che sfogliando l’intero documento sul monitor del computer. Inoltre, molti affermano che in questo modo riescono ad interpretare più rapidamente e correttamente il contenuto del documento.
  • Sfogliare una pratica cartacea può costituire un’operazione notevolmente più rapida che non scorrere un file PDF di grandi dimensioni.
  • Il cartaceo può essere letto ovunque e in qualsiasi momento. Non c’è bisogno di batterie, si possono fare facilmente delle annotazioni ed è il supporto con il quale la maggior parte delle persone lavora da tutta una vita.

Tutto questo significa che il passaggio completo al formato digitale non sarà mai una realtà? Tutt’altro: l’industria tecnologica sta mettendo a punto soluzioni che renderanno il lavoro su documenti digitali molto più efficiente e comodo rispetto al lavoro su carta. Il formato cartaceo, infatti, ha da sempre le sue controindicazioni: è dispendioso in termini di tempo, per la copia e l’archiviazione, e in termini di denaro; è estremamente vulnerabile al fuoco, all’acqua e ad altri eventi distruttivi; è soggetto a deterioramento; comporta dei costi di trasferimento maggiori; non consente a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento; infine, occupa moltissimo spazio e richiede tempo per effettuare una ricerca. A tutte queste considerazioni si poi aggiungono quelle ambientali, che promuovono un minore utilizzo della carta. È quindi evidente che la carta non rappresenta il supporto ideale. La sfida, a questo punto, è superare gli inconvenienti legati all’utilizzo dei documenti elettronici, esaltandone al massimo gli aspetti positivi.

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