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5.10 L’importanza dell’ufficio virtuale e del telelavoro

Ritratto di IFAC

Forse la più grande trasformazione indotta dall’avvento di Internet è l’eliminazione delle barriere causate dalla distanza geografica. In particolare, la tecnologia consente oggi ai revisori legali dei conti che lavorano presso un cliente di restare in contatto con il proprio studio, accedendo ai dati e scambiandosi informazioni con gli altri colleghi anche da una postazione remota. Allo stesso modo la tecnologia consente a dipendenti e collaboratori di lavorare dalla propria abitazione. Molti studi professionali hanno optato per ambienti di tipo thin client (vedi Paragrafo 5.2.2), che consentono a tutti i membri del team di accedere ai sistemi dello studio e svolgere il proprio lavoro come se fossero al suo interno, indipendentemente dal posto in cui effettivamente si trovano. I sistemi di gestione documentale svolgono in questo senso un ruolo fondamentale, in quanto consentono di accedere ai file relativi ai clienti. Per comunicare in modo economico con collaboratori e clienti che si trovano in località anche molto distanti, alcuni studi si servono di sistemi VoIP, come Skype (vedi Paragrafo 5.4.6), che in alcuni casi consentono anche di effettuare videochiamate. In alcuni paesi e al di fuori delle aree metropolitane la qualità del collegamento Internet può costituire un problema, ma in tutti i maggiori centri urbani, in specie nei paesi più sviluppati, sono disponibili connessioni veloci ed affidabili. Nelle aree periferiche la velocità è generalmente più limitata, a causa della distanza dai punti di interscambio e della scarsità di infrastrutture moderne. Il collegamento via satellite generalmente non è un’opzione adatta ad un uso commerciale e professionale a causa dei lunghi tempi di latenza (ritardi nella comunicazione). Le comunicazioni wireless sono in continuo miglioramento ed è prevedibile che in poco tempo potranno offrire  comunicazioni ad alta velocità, affidabili ed economiche, anche per le aree più remote. Da questo punto di vista, gli ultimi venti anni hanno fatto registrare cambiamenti significativi: il numero di donne che svolgono la professione contabile si è moltiplicato e molti collaboratori sono attratti dalla flessibilità degli orari di lavoro e dalle opportunità di telelavoro. Molti studi oppongono tuttora delle resistenze nei confronti del telelavoro, temendo che impedisca di supervisionare il lavoro del collaboratore e incida quindi negativamente sulla produttività del team. È evidente per ottenere buoni risultati sono necessari una buona dose di autodisciplina, la disponibilità di uno spazio tranquillo in cui lavorare senza interruzioni e le risorse tecnologiche necessarie. Alcuni studi hanno rilevato che il telelavoro funziona molto bene per alcuni professionisti ma non per altri. Di conseguenza, appare più prudente cominciare con un periodo di prova, concesso in base ad un esplicito accordo in cui lo studio si riserva la facoltà di revocare l’autorizzazione al telelavoro qualora i risultati non si dimostrino all’altezza delle aspettative. Un altro aspetto da considerare è l’impatto che il telelavoro può produrre sulla cultura dello studio. Chi lavora da casa potrebbe cominciare a sentirsi isolato e non stabilire solide relazioni con gli altri membri del team e una scarsa comunicazione può generare poi malintesi e senso d’insoddisfazione. Per prevenire il problema, alcuni studi professionali impongono al professionista di recarsi periodicamente allo studio, di prendere parte alle iniziative di formazione e ad altre attività dello studio per promuovere il senso d’appartenenza. Dato che il telelavoro non può essere sottoposto a supervisione diretta, diventa ancor più necessario definire con chiarezza le aspettative e fornire le direttive necessarie. Si devono prevedere canali di comunicazione adeguati per affrontare rapidamente eventuali problemi e verificare lo stato di avanzamento del lavoro. In questo contesto, le tecnologie VoIP possono dimostrarsi particolarmente utili per tenersi in contatto o per partecipare a eventi formativi in modo semplice ed economico. Alcuni studi si servono delle tecnologie webinar per organizzare lezioni e seminari che i partecipanti possono seguire a distanza, visualizzando lo schermo del computer utilizzato dall’oratore mentre si ascolta la presentazione. L’oratore può utilizzare il programma che preferisce (spesso Microsoft PowerPoint) e ai partecipanti verranno forniti gli strumenti necessari per porre delle domande. Questo tipo di tecnologia oggi è offerta da diversi provider ed è alla portata di qualsiasi studio professionale. Lo stesso sistema può essere utilizzato anche per tenersi aggiornati o per organizzare seminari in rete destinati ai clienti che risiedono in altre città, contribuendo a consolidare la loro relazione con lo studio.

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